Как оптимизировать рабочие процессы: советы для дизайнеров и не только

Разбираемся, что поможет сделать работу более продуктивной.

Планируйте рабочие процессы

В большинстве случаев именно планирование лежит в основе продуктивного дня: если заранее не составлять для себя четкое рабочее расписание, велик риск потратить слишком много времени на перерывы. Готовить план на день лучше накануне — в идеале стоит расписать не просто перечень дел, но и указать для каждого конкретные временные промежутки. Так будет проще следить за тем, укладываетесь ли вы в обозначенные периоды, и при необходимости корректировать расписание под себя.

Существуют различные методики тайм-менеджмента: так, например, довольно популярным считается способ под названием "Eat a frog for breakfast". Делами, которые хочется отложить на потом, лучше лучше заниматься в начале дня, чтобы мысли о них не тяготили, а оставшуюся часть рабочего времени вы проводили с гордостью за себя. Есть и еще одна вариация метода, предполагающая отведение 15-30 минут на выполнение рутинных или скучных задач, до которых обычно не доходят руки.

Если вам сложно определить, сколько времени потребуется на решение той или иной задачи, попробуйте технику управления временем Pomodoro, алгоритм которой выглядит примерно так:

  • составьте список дел на сегодня;
  • выделите наиболее приоритетные задачи и перенесите их в начало списка;
  • включите таймер на 25 минут и начинайте работу — каждый такой слот считается одним "помидором";
  • спустя 25 минут сделайте перерыв на 5-10 минут;
  • через четыре "помидора" отдохните в течение 25 минут;
  • отмечайте в списке каждый "помидор", потраченный на выполнение задачи.

Эта техника позволяет проанализировать, сколько времени занимает выполнение различных задач и в дальнейшем прогнозировать рабочие процессы.

Дизайнер Валерия Сенькина в офисе по проекту архитектурного бюро Dseesion. Фото: Сергей Ананьев.

Храните рабочие файлы в одном месте

Дизайнерам и представителям других творческих профессий этот совет может показаться странным, потому что они привыкли работать с большими массивами данных, для хранения которых требуется значительный объем памяти на электронных устройствах. Чтобы "разгрузить" ноутбуки и компьютеры с установленными на них программами для 3D-моделирования, дизайнеры часто используют внешние носители, которые, к сожалению, легко забыть дома или на объекте. Альтернативой могут стать облачные хранилища: доступ к ним обеспечивается из любой точки, где есть интернет.

Тем, кто постоянно работает с тяжелыми документами, 3D-визуализациями и фотографиями, стоит присмотреться к PRO тарифу от Облака Mail.ru, объединяющему сразу несколько полезных возможностей. Так, пользователи тарифа получают от 512 гигабайт до 4 терабайт в Облаке, куда можно загружать файлы весом до 100 гигабайт: это значит, что вы без проблем добавите туда папку с продолжительным видео со стройки и, например, профессиональной фотосъемкой готового интерьера.

Предлагаемый объем памяти вполне позволит вам хранить в Облаке Mail.ru структурированную информацию сразу о нескольких проектах, находящихся в работе. Если вы привыкли работать с документами в различных облачных хранилищах, вы сможете воспользоваться сервисом Диск-О, подписка на который также входит в тариф. Диск-О: — это агрегатор облачных дисков, поддерживающий двенадцать популярных сервисов и позволяющий не только создавать резервные копии важных папок, но и переносить файлы из облака в облако в один клик. С его помощью можно объединить ваши облачные хранилища в одном интерфейсе и работать с ними как с папками на компьютере.

PRO тариф также дает возможность возвращаться к предпоследней версии файла (она хранится 60 дней), так что на этапе согласования концепции с заказчиком вы при желании сможете посмотреть ее предыдущий вариант. А при отправке файлов у вас будет шанс открыть к ним доступ только на определенный период (это как минимум неплохая мотивация не затягивать подрядчиков со сроками и вовремя согласовывать техническое задание). После завершения проекта (или на любом другом этапе) вы можете настроить автоматическое удаление всех лишних файлов, оставив только результат для портфолио.

Помимо всего прочего, PRO тариф Облако Mail.ru предоставляет возможность пользоваться приятными бонусами: например, бесплатной подпиской на абонемент VK Combo, предлагающий скидки на сервисы доставки, такси, товары из некоторых магазинов и курсы от Geekbrains (заниматься самообразованием можно будет на выгодных условиях). А еще этот тариф позволяет отключить рекламу, так что с ним вы наверняка минимизируете отвлекающие от работы факторы.

Выберите свой PRO тариф

Дизайнер Илья Хомяков, студия QuatroBase, в своем домашнем офисе.

Постройте грамотные процессы коммуникации

В идеальном мире для рабочей коммуникации используется почта и, возможно, один мессенджер для оперативного решения задач внутри компании. В реальности представителям творческих профессий приходится общаться с коллегами, заказчиками и партнерами через множество каналов. Чтобы немного упростить себе жизнь, можно следовать таким правилам:

  • Лучше общаться в большом количестве узкоспециализированных чатов, чем обсуждать все проблемы и задачи в одной общей переписке. Так вы структурируете поступающую информацию и будете меньше отвлекаться на вопросы, которые не касаются непосредственно вас.

  • Введите в привычку использование упоминаний коллег в групповых переписках в тех случаях, когда письмо адресовано конкретному человеку (и попытайтесь донести важность этого действия до всех, с кем вы работаете). Эту возможность предоставляют почтовые сервисы и некоторые мессенджеры.

  • Если боитесь, что важное сообщение потеряется в общем потоке группового чата в мессенджере, лучше продублировать его на рабочую почту в индивидуальном порядке.

  • Попробуйте выделить на проверку почты отдельные временные слоты: к примеру, последние пять минут каждого часа. Таким образом вы избавите себя от необходимости отвлекаться на уведомления во время выполнениях рабочих задач.

Офис по проекту студии DVEKATI.

Обустройте красивое и функциональное рабочее место

Атмосфера, в которой мы работаем, тоже может влиять на продуктивность, поэтому важно обустроить рабочую зону так, чтобы в ней было приятно находиться. Обязательно предусмотрите пространство для хранения бумаг: стопки, которые копятся на рабочем столе, рано или поздно начнут раздражать. Вместо документов, которыми вы не пользуетесь прямо сейчас, разместите рядом с компьютером радующие глаз предметы декора.

За рабочим столом многие из нас проводят значительную часть жизни, так что он вполне может стать микромиром, отражающим наши увлечения и ценности. Любимые постеры, пара кашпо с комнатными растениями, керамические вазы, пробковая доска с фотографиями — и офисный быт станет гораздо более вдохновляющим. Кстати, нужные для работы аксессуары стоит приобретать не в обычных канцелярских магазинах, а в дизайнерских концепт-сторах, где гораздо больше шанс найти эстетически привлекательные предметы, не ассоциирующиеся со скучной рутиной.

Фото: Архивы пресс-служб.